工作邮件沟通

一、邮件

对于大型企业来说，邮件系统的重要性不言而喻。为什么这么说？数字化时代的企业需要利用各类计算机去提高产能和工作效率，这就催生了各种以某个业务为主的信息系统，例如OA、CRM、ERP、SAP、MES。员工有时不能及时的登录这些平台查看产生的消息，将平台的消息及时推送给员工是各个公司IT部门的重要业务之一，如何实现？利用已有且成熟的邮件系统，通过将平台的开放API提供给邮件系统，这样邮件系统能够通过平台获取重要信息的数据，将数据重新打包后封装成一封邮件，发送给员工，而员工可以通过登录电脑或者移动设备上的邮箱来接收和发送业务信息。

邮件系统为邮件提供交换的能力，而邮件才是业务本身。大型企业之间的商务沟通、企业内部部门之间的沟通、信息系统和员工之间的沟通都需要在数字化时代留下痕迹。为什么是邮件而不是微信，或者是QQ呢？原因就是：

  1. 邮件是最正式、规范、即时的沟通方式。邮件用于进行汇报、项目沟通、发布通知等工作内容。

  2. 邮件传输信息量大于其他手段。可以将文字、图片、文件同时附加到一封邮件中。

  3. 邮件的书写能够更具有条理、逻辑。

  4. 邮件是国际通用的沟通方式。

  5. 邮件中的所有内容都将被记录进邮件系统。内容将是升职、绩效、纠纷时的重要证明。

二、邮件编写规范&常用邮件用语

1、邮件编写规范

编写邮件时应当遵守一些规则。收件人就是信息的接收人；抄送也叫CC，该信息需要让其他间接相关人知晓（收件人知道哪些人知道了这件事）；密送也叫BCC，该信息需要让其他间接相关人知晓（收件人不知道哪些人知道了这件事）；主题就是这件事的概括内容；内容就是详细的时间、人物、地点、事件。

  • 收件人：事件的直接相关人。

  • 抄送：按职位顺序从前到后添加事件的间接相关人（收件人知晓）。

  • 密件抄送：添加事件的间接相关人（收件人不知晓）。

  • 主题：事件概括

  • 回复时需要点击【回复】，而非采用【新邮件】的方式，使得事件的处理和信息共享更加完整。

  • 底部邮件签名：邮件签名不仅能够让收件人方便联系，还能体现发件人所属公司的专业与规范。底部邮件签名的内容一般包括：公司、部门、职位、姓名、邮箱、电话、公司办公地址等。

  • 内容编写：称呼、正文、结束、邮件签名。称呼和结束很好理解，称呼一般是Hi,Hong、哈喽这些；结束一般是Best Regards；正文条理清晰即可；涉及到图片和附件直接添加即可。

2、常用邮件用语

在进行日常工作交流时（尤其是和厂商交流时），常常会遇到一些邮件用语（常常是英文缩写），这些邮件用语一般放置在内容中。邮件用语中有的用于信息转发、有的用于添加成员进邮件沟通中。以下就是一些常用邮件用语：

  • FYI：For Your Information（信息供参考）

  • ASAP：As soon as possible（请尽快提供相关信息）

  • P.S：Postscript（信息补充说明）

  • CC：Carbon copy（信息抄送）

  • FW：Forward（信息转发）

  • Re：Reply（回复）

  • Loop in：添加新成员进入邮件沟通

  • Drop：邮件沟通中剔除某个成员

  • BR：Best Regards（祝一切顺利）

  • FAQ：Frequently asked questions（常被问到的问题）

  • RSVP：Please reply（收到请回复）

三、自动答复

当休假或外出，无法及时处理邮件时，可以设置自动答复。自动答复功能会在邮件发送方将你的邮箱添加进收件人或抄送人中时显示，以便于邮件发送方实时了解你当前是否处于工作状态。

下图为Outlook设置自动答复的位置：

设置公司范围内的自动答复：

设置全球范围内的自动答复：

四、邮件沟通案例

以下是Ben和Sheal之间的邮件沟通案例。

收件人：Sheal@cisco.com
抄送：Alice@abc.com;Bob@abc.com;Candy@abc.com;
密件抄送：
主题：N9K PowerDown 

Hi,Sheal

Please create a case，Thank you：
Problem Description：Nexus 9000 PowerDown. 

ASAP.

Best Regards！

Ben | abc | Engineer
Tel: 1xxxxxx | E: Ben@abc.com
1F xx building,No 1 xx Road,Shang hai,P.R.C

收件人：Ben@abc.com
抄送：Alice@abc.com;Bob@abc.com;Candy@abc.com;attach@cisco.com;
密件抄送：
主题：SR 123456789 Re: N9K PowerDown 

Dear Mr.Ben

My name is Sheal from Cisco DC solution support team and will be assisting you with Service Request 123456789. I am sending this email as na inital point of contact and to give you information on how to contact me.

Problem Description：
...

Best Regards！


Sheal | Technical Consulting Engineer 
Global CX Centers-Greater China Support Services